外国代理人との時差の関係で勤務時間外にもメールが届くことが多いため、退勤後に届いたメールの確認と返信を行い、翌朝の出勤後にはすぐに送信予定のメールや特許庁へ提出予定の書類のチェックを行います。
特許庁専用ソフトを用いて発送書類を受領し、その書類を保存したうえで、必要に応じて印刷し、管理ソフトへ提出期限を入力します。また、拒絶理由通知や拒絶査定に対しては、弁理士や特許技術者が使用する引用文献などの資料を準備します。
受領した書類はクライアントへメールまたは郵送で報告し、期限が発生する場合にはその旨もあわせて連絡を行います。あわせて、報告書類に漏れがないかを事務担当内でダブルチェックしています。
フレックスタイム制のため休憩時間は特に定められておらず、その日の都合に合わせて自由に取得でき、休憩中は雑談や読書、仮眠、ネットサーフィンなど、それぞれが思い思いにリラックスして過ごしています。
弁理士や特許技術者が作成した明細書等について、誤字脱字や「てにをは」の不自然さ、用語の表記統一、数値の正確性などをチェックしています。また、日によっては翻訳サイトを活用し、英語・中国語・韓国語などの翻訳内容の確認を行うこともあります。
クライアントが過去に取得した特許権・意匠権・実用新案権を維持するため、年に一度の手続きを行っています。まず、特許庁専用ソフトを用いて納付書を作成し、他の事務担当者にダブルチェックを依頼した上で、問題がなければ納付手続きに進みます。その後、翌年に期限が発生するよう管理ソフトに入力し、翌日の報告に備えて、手続き書類の送付準備および納付にかかる請求書の作成・発行を行います。
日によっては多少遅くなることもありますが、フレックスタイム制のため、月単位で見れば残業はほとんどありません。もちろん早く帰る日もあり、私の場合は接骨院への通院のため、金曜日は16時30分頃に退勤しています。
